Si alguna vez organizaste un evento, conoces que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar diferentes desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de eso. Hasta el día de hoy, aún creo que esta es la norma más valiosa.

Planear una convivio no es una labor sencilla. Pero puedo Reconocer 10 puntos importantes que tiene que tener en cuenta con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el objetivo y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este argumento. Formule su objetivo lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para una proyecto u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato del acontecimiento dependerá de la respuesta: su concepto, el tiempo y la duración, la distribución de roles en el interior del grupo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no permanecer atascado en los formatos conocidos. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, eventos en internet, fiestas al aire libre. Lo que cuenta es que su formato beneficia a conseguir el fin del evento.

2. Preste suficiente concentración a la organización

El plan debe incluir logística, contenido y la promoción del fiesta. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada elemento tenga la capacidad de ver las tareas del otro y el panorama global. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que deben completarse. Es esencial designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para acabar una tarea. A menudo se subestima y la organización va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su capital teniendo en cuenta condiciones imprevisibles

Vea la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena meditar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el pormenor

Si desea maravillar gratamente a sus invitados, piense en todo hasta el más mínimo detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué música se reproducirá, si cuenta con un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta maravillar a la concurrencia y produce el impacto wow, supera sus expectativas en las acciones más ordinarios. Esta situación es exactamente lo que produce la efecto de una fiesta.

5. Verifique el zona y considere un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más inesperado, podría ocurrir que el aire acondicionado no funcione correctamente en la sala, no haya inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales problemas con anticipación.

6. Asignar instrucciones

Es muy significativo distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de planificación sino también durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de comidas, conexión con la prensa, etc. Cada persona requiere tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del evento.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las responsabilidades asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema concreto.

7. Cuéntale a tu audiencia acerca de el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción eficiente de una fiesta. El estilo de acontecimiento, su concurrencia objetivo, los fondos interiores y el costo determinan su modo de ubicarse de publicidad. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en todos los que se dirigen a su audiencia. Es más conveniente tener diversos socios, pero concretos, en lugar de hablar acerca de el convivio para casi todos.

También es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con exactitud la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste cuidado al servicio

Asegúrate de que tu grupo siga la regla de la cara de pato. Sea accesible con los participantes, oradores y socios. Trata de solucionar sus preguntas o cuestiones y cumplir con sus expectativas, también si te sientes cansado y no todo funciona según lo planeado. Al final del día, lo que la gente recuerda es acerca de cómo han sido tratados y la atmósfera, no lo que el orador se encontraba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un control final 24 horas previo al convivio

Asegúrese de haber informado a los participantes acerca de cómo presentarse al lugar, invitó a todos los presentes sobresalientes y preparó los materiales impresos, el material de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y go to this web-site responsabilidades, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa la convivio, permita que cada miembro del grupo y voluntarios tenga una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una emergencia.

10. Solicitar sugerencias

Es probable que estés cansado y feliz posteriormente del evento, pero será laborioso para ti proporcionar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben llenar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en online cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos aspectos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar errores en el futuro y a progresar la calidad de sus eventos. Si es posible, obtenga opiniones a través de las redes sociales o grabe las reseñas de videos al final de una convivio. Esto será útil en caso de que su convivio se realiza de nuevo.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea optimista y jamás tenga pánico a las sorpresas, ¡y su acontecimiento será un triunfo!