Si alguna ocasión organizaste un convivio, sabes que no todo funciona según el plan y tienes que confrontar varios desafíos. Esta norma establece que en el exterior debe estar tranquilo y en paz. Pero, de hecho, estás remando enérgicamente con los pies bajo el agua para mantenerte a flote. Sin embargo, ninguna persona debería enterarse de ello. Hasta el día de hoy, todavía creo que esta es la norma más valiosa.

Organizar una evento no es una tarea fácil. Pero puedo Reconocer 10 puntos clave que tiene que tener en consideración con el fin de que todo salga bien.

1. Definir el propósito y el formato

Parece bastante obvio, pero vale la pena contar con un enfoque crítico sobre este asunto. Formule su propósito lo más específicamente posible: ¿desea transmitir conocimiento a los participantes; expresar gratitud a los socios; ¿recaudar fondos para un causa u ofrecer gusto decorativo a los huéspedes? El formato del convivio dependerá de la respuesta: su concepto, el lapso y la duración, la repartición de roles en el interior del equipo, el diseño de la sala, la restauración y el sonido.

Trate de no quedarse atascado en los formatos habituales. Eche un vistazo a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunches temáticos, fiestas en línea, eventos al aire libre. Lo que cuenta es que su formato ayuda a obtener el fin del evento.

2. Preste suficiente atención a la planificación

El proyecto debe incluir logística, material y la promoción de la evento. Cree un documento disponible con el fin de que todo el equipo donde cada miembro sea capaz de ver las tareas del otro y el panorama general. En primer lugar, prepare una lista de las tareas fundamentales y, luego, póngalas en la mayor cantidad de pormenores posible en forma de pasos concretos que están obligados a completarse. Es importante designar el cronograma en el plan: el tiempo requerido para completar una labor. A menudo se subestima y la gestación va más lenta de lo que esperabas.

3. Elabore su presupuesto teniendo en cuenta acontecimientos imprevisibles

Mire la lista de tareas y las refleje en su estimado. También vale la pena pensar en una reserva en caso de condiciones imprevisibles.

4. El diablo está en el detalle

Si desea asombrar gratamente a sus asistentes, analice en completamente hasta el más pequeño detalle: cómo se registran, quién saludará a los participantes y cómo, qué melodías se reproducirá, si goza de un rincón fotográfico atrayente, cómo se pueden ver sus presentaciones y la forma en que su equipo está vestido, qué hacer durante los descansos.

Por ejemplo, a lo largo de el registro, a los participantes se les puede sugerir la posibilidad de ir a una resumida clase magistral, jugar juegos o ver un video de experiencia.

Intenta sorprender a la gente y genera el efecto wow, supera sus expectativas en las cosas más comunes. Esto es exactamente lo que produce la efecto de una fiesta.

5. Verifique el lugar y tenga un plan B

Siempre verifique la ubicación en persona desde la etapa de selección. En el momento más insospechado, puede ocurrir que el aire acondicionado no marche de manera correcta en la sala, no exista inodoros para discapacitados o el equipo no atraviese la puerta. Por lo tanto, verifique tales inconvenientes con anticipación.

6. Asignar responsabilidades

Es muy primordial distribuir las tareas dentro de los miembros del grupo no solo en la fase de planificación sino también durante el convivio. Asignar responsabilidades por zona. Por ejemplo, alguien es responsable de la zona de registro, alguien más con el fin de saludar a los oradores, una persona distinta para el equipo, para el servicio de alimentos, conexión con la prensa, etc. Cada persona necesita tener su zona, que él o ella debería ser responsable durante toda la duración del acontecimiento.

Entregue a cada elemento del equipo un documento con las instrucciones asignadas, para que cada persona sepa a quién contactar para un dilema en particular.

7. Cuéntale a tu audiencia sobre el convivio

Jamás subestime el tiempo requerido para la promoción exitosa de una convivio. El tipo de evento, su concurrencia objetivo, los fondos internos y el costo determinan su enfoque de marketing. Al designar a sus socios de medios, concéntrese en aquellos que se dirigen a su audiencia. Es mejor tener ciertos socios, pero específicos, en lugar de hablar sobre la acontecimiento para casi todos.

También es importante crear un mensaje clave que se transmitirá en todos los canales. Asegúrese de que sea corto y que transmita con precisión la percepción del convivio a su audiencia.

8. Preste atención al servicio

Verifica de que tu equipo siga la norma de la cara de pato. Sea cordial con los concurrentes, oradores y socios. Trata de resolver sus preguntas o dudas y cumplir con sus expectativas, incluso si te sientes cansado y no todo funciona Conforme lo planeado. Al final del día, lo que la concurrencia recuerda es cómo fueron tratados además la entorno, no lo que el orador estaba diciendo en el escenario.

9. Lleva a cabo un verificación final 24 horas previo al fiesta

Asegúrese de haber informado a renta de sonido los participantes acerca de cómo llegar al lugar, invitó a todos los amigos significantes y preparó los componenetes impresos, el contenido de sonido y video. Verifique si todos entienden sus tareas y instrucciones, y si el espacio está preparado.


Asegúrese de imprimir el programa del acontecimiento, permita que cada miembro del equipo y voluntarios disponga de una copia. Además, brinde a todos el número de teléfono de contacto principal para comunicarse entre sí en caso de una eventualidad.

10. Solicitar comentarios

Es probable que estés cansado y feliz posterior del evento, pero será laborioso para usted dar una evaluación objetiva de cómo fue todo. Es por eso que los concurrentes deben completar un formulario de evaluación impreso al final la evento o un formulario en internet cuando lleguen a casa. Pídales que evalúen diversos elementos del evento: logística, oradores, localidades y el trabajo de los organizadores. Esta información lo favorecerá a evitar fallas en el futuro y a mejorar la calidad de sus fiestas. Si es posible, obtenga comentarios a través de las redes sociales o grabe las opiniones de videos al final de una evento. Esto será útil en caso de que su acontecimiento se celebra nuevamente.

Cualquiera que sea el fiesta que organice, sea animoso y no tenga pánico a las sorpresas, ¡y su fiesta va a ser un triunfo!